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Ein Graus, letztens bei einem Kunden festgestellt. Alle seine gesendeten E-Mails landeten im Spamordner auf der Gegenseite. Kleiner Tipp am Rande: Geh gleich zum letzten Punkt. Das erspart Dir unter Umständen viele Minuten!
Das Naheliegendste zuerst geprüft
Auf der Suche nach möglichen Ursachen habe ich erst einmal gecheckt, wie das Email, was er schreibt, aufgebaut ist. Das war so weit in Ordnung. In der Signatur ein paar Links und ein zwei Grafiken, diese auch mit Alttext.
Spamcheck mit MX Toolbox
Bei www.mxtoolbox.com kann man checken, ob die eigene Domain ggf. auf einer Spamliste gelandet ist, weil die IP Adresse des Servers schon ein paar Mal auffällig geworden ist. Das war jedoch auch nicht der Fall.
Betreff mit mehr als 50 Zeichen
Ist zwar nicht so schlimm, kann aber vorkommen. Die Betreffzeile sollte dabei nicht länger, als 50 Zeichen beinhalten. Länger wirds unübersichtlich und trifft eigentlich auch nicht mehr die Kernaussage der E-Mail. Es ist ein Kriterium für Spam, aber ein ganz harmloses.
Triggerworte in der E-Mail
Es gibt Worte, die so ziemlich jeden Server triggern und die E-Mail als Spam einstufen. Ich nenne hier mal ein paar: kostenlos, Kredit, Wette, wetten, abnehmen, Gewicht reduzieren usw. Es gibt unzählige dieser Trigger-Worte, die man auf gar keinen Fall verwenden sollte. Ich würde hier immer die natürlichste Schreibweise wählen. Ganz nach dem Motto: wie mir der Schnabel gewachsen ist!
Pop3 statt IMAP
Heute ist es zwar schon Standard in Outlook, dass die Konten per IMAP eingerichtet werden. Es gibt jedoch noch immer Spezialisten, welche nur eine POP3 Verbindung machen und somit keine wirkliche Anmeldung beim Server gegengecheckt wird. Was mich direkt zum nächsten Punkt bringt:
Server erfordert Authentifizierung
Das ist so gut wie eliminiert, kann jedoch gerade bei POP3 vorkommen. Die Authentifizierung ist teilweise sogar von den Servern vorgeschrieben und jede Kommunikation seitens eines Emailclienten wird somit abgewiesen ohne die Authentifizierung.
Ohne SSL Verschlüsselung unterwegs
Heute sollt eigentlich jeder Emailserver über ein gültiges SSL Zertifikat verfügen. Damit kann der Emailversand verschlüsselt erfolgen. Das ist ein weiteres Spam-Kriterium: Wurde die Email mit oder ohne verschlüsselte Übermittlung versendet?
Spezialfall WordPress
Bei WordPress kann es beim Versenden von E-Mails über die eigene Webseite – zum Beispiel bei einem Kontaktformular – zu Zustellungsproblemen kommen. Grund dafür ist, dass die Webseite eigentlich nicht berechtigt ist E-Mails zu versenden. Die Authentifizierung fehlt. Doch mit einem Plugin kann man Abhilfe verschaffen: WP Mails SMTP von WPForms. Das Plugin installieren, die Mailserverdaten eintragen und die E-Mails werden direkt mit Authentifizierung über diese Emailadresse versendet.
Eigene IP Adresse des Internetanbieters checken
Es kann auch mal vorkommen, dass die eigene IP Adresse irgendwo auf einer Spamliste gelandet ist. Das kann in seltenen Fällen mal vorkommen. Gehe zuerst auf www.wieistmeineip.ch um die eigene IP zu ermitteln. Diese danach bei mxtoolbox.com eintragen und checken, ob sie auf einer Spamliste gelandet ist. Dieses Phänomen habe ich bisher nur bei der Swisscom gesehen.
Letzte Möglichkeit SPF Eintrag und DMARC
Auch nach jedem Check oben in der Liste, landete noch immer jede E-Mail im Spamordner. Und was macht man da am besten? Man checkt über www.mail-tester.com woher das kommen könnte. Dabei kam heraus, dass der Server nicht berechtigt war mit der Emailadresse zu versenden. Das kommt vor, ist aber äusserst selten. Dazu benötigt man dann in den DNS-Einstellungen einen SPF Eintrag, der in etwa so aussieht: v=spf1 include:DOMAINNAME ~all
Nachdem dieser Eintrag gemacht war, kann man es checken über den mail tester. Sollte es noch immer nicht funktionieren, dann fügt man noch einen sog. DMARC-Eintrag (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) hinzu. Dieser regelt dann die Unzulänglichkeiten, die bei Authentifizierungsproblemen zum Zuge kommt. Der Eintrag sieht in etwa so aus: es braucht einen TXT Eintrag mit der Domain _dmarc.DOMAINNAME mit dem Text v=DMARC1; p=none.
Fazit
Spam kann viele Ursachen haben. Wenn Du die Möglichkeiten in Diesem Blogbeitrag durch hast, sollten alle Probleme behoben sein. Aber warte nach allen DNS Änderungen mindestens 24h, bevor Du Dich verrückt machst. So lange kann die weltweite Aktualisierung durchaus dauern.
